Hace poco, un amigo sufrió lo que supongo es el temor de cualquiera que trabaje de manera independiente: luego de llevar de trabajar durante unos dos meses en un complicado proyecto de diseño, su cliente decidió - sin una razón comprensible - que el resultado no le agradaba. Mi amigo intentó dialogar: le ofreció soluciones e incluso le propuso replantear la propuesta desde el principio. Pero el cliente no aceptó ninguna de sus sugerencias y sin mediar explicaciones, abandonó el proyecto. ¿El resultado? Una considerable perdida de recursos y tiempo para mi amigo que no podría recuperar. Cuando le pregunté si su contrato de trabajo no especificaba que debía hacer en caso que el cliente no deseara continuar contratando sus servicios, me dedicó una mirada avergonzada.
- No tengo contrato - carraspeó con nerviosismo - confié en la palabra del cliente.
Me contuve para no soltarle la inmediata regañina que se me ocurrió. Mi amigo tenía un considerable éxito profesional y además, es lo bastante talentoso como para que su trabajo se cotice muy alto dentro de la rama que desempeña. Entonces, ¿Como explicar un descuido semejante en un punto tan sensible como es la comercialización de su trabajo? Cuando se lo pregunté - de nuevo, conteniendo mi mal humor - su explicación me sorprendió.
- La verdad no sé muy bien que debe incluir un contrato de trabajo indepediente. Usualmente hago un contracto informal y solo acepto clientes recomendados, pero...
- No siempre funciona - completé. Suspiró.
Me pregunté, cuantos profesionales talentosos con trabajos independientes debían sufrir percances semejantes por cometer un descuido tan habitual dentro del mundo del trabajador independiente. Muchos, supuse, por lo que me indicaba la experiencia. Y es que la gran mayoría de Freelance, olvidan un detalle concreto al momento de manejar los aspectos económicos y legales de su trabajo: la autonomía en el planteamiento de los requerimientos de lo que ofrece como oferta comercial y lo que el cliente acepta. Un contrato Freelance puntualiza los términos de cualquier negociación futura con el cliente y lo que es más importante, protege el trabajo y el desempeño - que se traduce en esfuerzo - que lleves a cabo durante el proceso de completar un proyecto de trabajo. No obstante, en Venezuela, un país esencialmente informal, los trabajadores independientes suelen protegerse más bien poco con respecto a lo que exige - y puede ofrecer - al momento de entablar una relación profesional. Un error bastante preocupante si tomamos en cuenta que el recurso más valioso de un Freelance es el tiempo y los recursos que utiliza para construir una relación de trabajo.
* El contrato de trabajo Freelance: El requisito y la necesidad.
Usualmente, todo trabajador Freelance proviene de un ambiente laboral tradicional, lo que hace que conozco poco o nada de lo que a exigencias contractuales y estipulaciones económicas se refiere. En una ocasión, una amiga Diseñadora gráfica, me explicaba que su conocimiento con respecto a contratos y exigencias profesionales vía presupuestos y acuerdos económicos, se limitaba al lugar donde debía firmar. Una circunstancia bastante común: por lo regular, a un trabajador independiente le lleva algún tiempo asumir que una vez fuera de la zona protegida de la relación laboral regular, no hay estipulaciones claras sobre como vender, comercializar y proteger su trabajo. Pocos Freelances, saben que un contrato verbal no tiene valor en nuestra legislación y incluso desconocen, que la relación laboral según las leyes Venezolanas debe probarse por un acuerdo entre partes lo suficientemente claro como para dejar evidencia concreta de su existencia. Claro está, que tampoco nuestro país dispone de mecanismos que procuren la seguridad económica y laboral de un aspecto comercial tan difuso como el Freelance, pero aún así, hay maneras de proteger tu trabajo, el tiempo que inviertes en él y sobre todo, tu relación laboral con el futuro cliente, bajo el marco legal vigente.
¿De qué manera podemos hacerlo? En primer lugar, teniendo claro varios puntos con respecto a la protección legal de la comercialización de tu actividad comercial:
* Todo por escrito: Como comenté antes, en nuestra legislación no existe la validez del contrato verbal, aunque existan testigos que puedan corroborarlo y medios para demostrar que la negociación sucedió. De manera que por muy confiable que sea un cliente o lo muy recomendado que esté, cuida siempre que toda transacción comercial tenga como sustento un contrato aceptado y firmado por ambas partes.
* Todo contrato es válido: Actualmente, cualquier documento aceptado por ambas partes, es considerado un documento de trabajo válido, incluso si no está notariado o registrado ante la ley. De hecho, la nueva legislación laboral Venezolana, dispone que la relación de trabajo puede demostrarse a través de cualquier elemento que demuestre de manera fehaciente cualquier intercambio comercial entre ciudadanos mayores de edad y legalmente capacitados para asumirla. En otras palabras: No necesitas un abogado para redactar tu contrato de trabajo.
* Cada cosa en su lugar: Recuerda que tu trabajo puede considerarse una actividad comercial legítima, así que asegúrate cumplir con todos los requerimientos de ley que te permitirán llegar a un acuerdo de trabajo satisfactorio. Si vives en Venezuela, procura obtener el RIF ( puedes hacerlo via Online aquí ) y también, utilizar un talonario de facturas legalmente vigente que te permita facturar tus ingresos de manera segura ( puedes hacerlo aquí ). Además, lleva un estricto control sobre los impuestos y cargos por ley que debes realizar al costo total de tu trabajo. Una precaución que te permitirá recurrir a la ley en caso de necesitarlo.
El contrato: Qué, como y cuando.
Una vez leí que un contrato Freelance es un híbrido entre lo legal, un acuerdo comercial informal y el sentido común. Es una manera inteligente de definirlo, porque el contrato que uses para establecer relaciones comerciales con tus clientes, te permitirá definir cuales son tus responsabilidades, derechos y bajo que términos se llevará a cabo la relación de trabajo que compartirás con tu cliente. Además, un contrato de trabajo evitará que puedas resultar perjudicado al momento de negociar con respecto al precio en que comercializas tu trabajo y su posterior difusión. Si perteneces a un área artística, es importante también que dejes establecido desde el principio - y por escrito - como podrá el cliente disponer del trabajo que realizas y cuáles serán los límites de su derecho sobre el resultado final resultante.
¿Y que debe contener un contrato de trabajo tradicional? En primer lugar, recuerda que el Cliente deberá conocer de antemano el servicio que ofreces, así que en el contrato solo se estipulará y de manera suficientemente clara elementos que aseguren que la relación de trabajo entre ambos sea provechosa: términos de pago, plazos de entrega, la revisión del trabajo y sobre todo, evaluar las diferentes eventualidades que pueden afectar o no la entrega final del producto resultante. El contrato legal, además, deja muy claro y mucho antes de comenzar la relación laboral, a que debe atenerse el cliente y tu ritmo de trabajo: algo esencial para que el proceso de trabajo se desarrolle sin tropiezos.
Claro está, cualquier Freelance que se precie - y que haya trabajado más de una vez en pequeños proyectos - puede preguntarse cuando es necesario la firma de un contrato, siendo que muchos trabajos pueden parecer excesivamente informales como para ameritar un trámite en apariencia engorroso e inncesario. ¿Mi consejo? Redacta dos versiones de tu contrato: Uno para lapsos flexibles, de entregas inmediatas o mucho menos elaborados de lo que sueles realizar y uno general, mucho más amplio y dedicado especialmente a los proyectos regulares de envergadura que realizas. Eso te permitirá controlar con mayor facilidad tu oferta de trabajo, incluso en los casos de apariencia más informal.
Aún así, puede que siga pareciéndote innecesario la utilización de contrato en algunas situaciones especificas. La mayoría de los expertos en legislación laboral y recursos humanos que consulté, recomiendan que decidas si necesitas un contrato de trabajo o no bajo tres parámetros esenciales:
¿Que riesgo asumo al aceptar determinado proyecto sin las especificaciones legales que me protegen?
¿Que tanto de ese riesgo estoy dispuesto a aceptar?
Y más importante aún:
¿Cuando dinero y tiempo laborable arriesgo en caso que el cliente no esté satisfecho con el resultado del trabajo?
Responder estas cuestiones con franqueza, te ayudará a evaluar el panorama de trabajo al que deberás enfrentarte. Y decidir, bajo elementos claros que tan necesario es la utilización de un contrato o no. No obstante, no olvides una idea básica al respecto: Todo proyecto de trabajo necesita algún tipo de inversión de tiempo, dinero y conocimientos, incluso los más pequeños. De ese balance entre costo y esfuerzo, dependerá tu decisión al respecto.
Del contrato: Lo básico.
Un contracto de trabajo Freelance es muy parecido a un contrato de trabajo tradicional. Pero, siendo que eres el promotor y el responsable de tu trabajo y el uso que se hace de él, un contrato de estas características debe incluir además, aspectos personalísimos con respecto al uso que se hace sobre el tiempo y recursos que inviertes en completar un proyecto. Así que, especifica los siguientes datos concretos:
* Nombre y datos de las dos partes implicadas en la relación laboral: Especifica con nombre y apellido los firmantes del contrato y además, cual será el apelativo que se utilizará para identificarles durante la relación de trabajo. Un ejemplo de como hacerlo podría ser:
Yo________________ , titular de la cédula de identidad número_____________ y de este domicilio, en adelante el firmante y _______________________ titular de cédula de identidad número y en adelante el cliente, firman el siguiente contrato para llevar a cabo el siguiente proyecto_________________________________
* Ámbito de trabajo: Define de la manera más simple que puedas, cual será el trabajo que realizarás, que herramientas y equipos usarás y cual será el resultado del trabajo. Un ejemplo de como hacerlo podría ser:
"El firmante se compromete a ______________________________ ( especifica que tipo de trabajo realizarás) como parte de la relación laboral que establecerá con el cliente, según los términos especificados en el presente contrato".
* Firmas: El contrato de trabajo debe estar firmado por ambas partes, identificados con nombres y apellidos y respectivas cédulas de identidad.
En un apartado más especifico, tu contrato de trabajo debe dejar muy claro los siguientes puntos:
* Tiempo:
Aunque cada proyecto tiene características especiales e individuales, hay un lapso de tiempo prudencial que puedes incluir como parámetro al momento de redactar un contrato FreeLance. Analiza tu trabajo desde distintos puntos de vista al momento de especificar cuanto días laborables y horas efectivas utilizarás al llevar a cabo un proyecto. Es importante tengas en cuenta que el lapso podrá traducirse como un cronograma de trabajo que el cliente podrá o no realizar, pero que podría incluir el tiempo que mencionas. Aunque creas es poco menos que innecesario - y en ocasiones muy complicado - incluye detalles para evitar que el cliente pueda utilizar la carencia de límites a tu favor.
Un párrafo para especificar el tiempo de duración de la relación laboral podría ser parecido al siguiente:
"El Presente contrato estipula que el tiempo de entrega del resultado final del proyecto acordado entre las partes será entre _______________ ( especifica el momento en que comenzará a ser válida la entrega ) y __________________________. ( señala el momento en que el proyecto deberá ser entregado completo. Durante este período de tiempo, el cliente puede solicitar mejoras y revisiones sobre el resultado del proyecto que se lleva a cabo. Este lapso de tiempo se lleva a cabo previo acuerdo entre las partes y bajo las especificaciones del presente contrato que delimitan la responsabilidad del firmante y el cliente"
Tip práctico:
Asegúrate que el lapso de entrega sea realista: no exageres sobre la cantidad de tiempo que te requerirá llevar a cabo el proyecto ni tampoco, trabajes con limites muy justos. Lo ideal es que tengas el tiempo suficiente para una revisión con el cliente y corregir puntos en discusión antes de la entrega final.
* Entrega:
La entrega del resultado final de un proyecto es quizás uno de los puntos más complicados en un contrato FreeLance. Aunque la recomendación general es mantener las cosas sencillas - la clausula solo debe indicar que te comprometes a entregar el resultado del proyecto según los requerimientos del cliente - también debes tener en cuenta las necesidades del cliente: ¿Tu producto necesita alguna orientación para usarse? ¿Necesitará el cliente alguna recomendación especial para tener acceso al resultado del producto? Incluso: ¿necesita instrucciones para su mejor comprensión o uso?
Un párrafo para especificar la entrega final del proyecto que realizaste puede ser:
"El firmante se compromete a entregar en los términos y plazos estipulados el resultado del proyecto que se llevará a cabo, así como todos los requerimientos que el cliente solicite para su mejor utilización y disposición"
Tip práctico:
El párrafo puede sonar bastante simple, pero deja en claro que el cliente podrá recurrir a ti para comprender mejor el producto o el proceso del proyecto. Ten en cuenta sus necesidades y prepárate para responder preguntas o solventar situaciones complicadas.
* Hablemos de dinero:
El tema más delicado de todo el contrato. Casi todos los expertos en Recursos Humanos que consulté, insistieron en que mantengas los términos de contratos muy simples y que sean bastante comprensibles para tu cliente: Si recibes un adelanto sobre el costo final del producto, asegúrate de especificar el porcentaje en dinero que debes recibir y a que te compromete. También, indica cuando recibirás el resto del dinero y bajo que condiciones ¿Lo recibirás una vez que el cliente pueda hacer uso del producto? ¿Lo recibirás una vez culminado el proyecto? También deja muy claro que ocurrirá con el adelanto y el dinero restante en caso que la relación de trabajo acabe antes de concluir el proyecto completo. ¿Habrá reembolso o no? ¿Conservarás el dinero que ya había sido cancelado? Realiza las aclaraciones necesarias en puntos específicos y separados. Deja muy claro la manera como el cliente pagará tu trabajo y bajo que condiciones. Incluye los datos bancarios y todo lo que necesites para que el cliente pueda realizar las transacciones sin mayor incomodidad.
Un párrafo para especificar la entrega final del proyecto que realizaste puede ser:
"El firmante prestará sus servicios profesionales de ______________ o realizará el encargo u obra de_______________para el cliente, del que percibirá una contraprestación económica por la ejecución de su actividad profesional o económica o del encargo u obra por un importe de ________________bolívares, cuyo abono se producirá en el tiempo y forma convenidos. El pago se efectuará en el plazo de____________ días desde la recepción de la factura correspondiente. En defecto de pacto, el plazo de pago será de_________ días.
Forma de Pago
· El 50% de la totalidad a pagar debe ser cancelada al comienzo de la realización del proyecto y el 50% restante cuando se haga entrega del mismo, de no efectuarse el último pago no se entregará el producto final.
· Si el cliente no está conforme con el trabajo final, está exento de cancelar el 50% restante del pago y deberá firmar un acuerdo en el que se compromete a no usar de manera comercial las propuestas de diseño realizadas."
Tip práctico:
Incluye moneda de curso legal en letras y números, eso evitará cualquier confusión al respecto.
* De las Revisiones e inconvenientes en la relación de trabajo:
Es muy importante incluyas una clausula especifica que indique cuantas revisiones y alteraciones puedes realizar a tu trabajo antes de la entrega final. También incluye que costo tendría - de tenerlo - y con cuanto tiempo de antelación el cliente podrá requerirlas. Al momento de negociar plazos de revisiones, ten en cuenta lo complejo de tu proyecto o cuanto podría afectar los lapsos convenidos de la entrega cualquiera de las revisiones. Además, añade el número máximo de veces en que puedes realizar correcciones sin afectar el proyecto final: será una manera útil de conservar la integridad del trabajo.
Un párrafo para especificar la entrega final del proyecto que realizaste puede ser:
"El firmante se compromete con el cliente a realizar un número total de _________ revisiones con respecto al desarrollo del proyecto propuesto. Los lapsos de entrega pueden variar de acuerdo a la cantidad de revisiones que se realizan y su importancia dentro de la integridad total del proyecto propuesto. Cualquier modificación de las condiciones ofertadas que sea requerida, deberá ser documentada y aprobada por ambas partes".
Tip Práctico:
Recuerda especificar hasta que punto puede exigir una revisión del proyecto o producto: ten en cuenta que una revisión que implique revisar el trabajo desde el principio, puede afectar la propuesta completa y la integridad del trabajo que se entregará.
Una recomendación general: recuerda siempre que un contrato de trabajo debe ser lo suficientemente especifico y sencillo como para dejar claro los principales aspectos legales. No necesitas una redacción legal concreta: solo requieres que el cliente sepa a que atenerse y que esperar al momento de contratarte y sobre todo, puedas proteger tu trabajo y el tiempo invertido en el proyecto que realizarás.
Mi amigo sonríe casi con inocencia cuando le entrego el contrato que le redacté y que le obligué a aceptar como improvisado obsequio. Para la ocasión, hice imprimir el pequeño texto en hojas membretadas legales y lo guardé todo dentro de una primorosa carpeta con su nombre rotulado. Lo sostiene, casi con cuidado, como si no supiera que hacer con las hojas y sobre todo, con tu contenido. Aguardo, mirándole entre irritada y divertida.
- Prometo...
- Entregarselo a un cliente nada más me siente en la mesa - digo en voz alta. Mi amigo suelta una carcajada.
- Lo prometo.
No confío mucho en su palabra, pero me alivia saber que de ahora en adelante, su trabajo - su esfuerzo - estará protegido de la mejor manera posible. Y es que ninguna precaución es poca al momento de comercializar lo que es probablemente lo más importante que cualquier trabajador freelance posee: Su creatividad.
C'est la vie.
¿Tienes preguntas con respecto al tema? Déjamelas en los comentarios e intentaré contestarlas en un futuro artículo.
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